Vad ni ska tänka på vid val och förvaltning av affärssystem

Är ni mitt uppe i eller står inför en utvärdering av ert affärssystem? Då finns det en hel del kritiska faktorer att ta ställning till. Först och främst behöver ni väga alternativen för huruvida ni ska uppgradera ert befintliga system eller göra en nystart och implementera ett nytt affärssystem. För att effektiviteten ska bli som störst framåt finns det ytterligare några viktiga saker att tänka på längs vägen. Vad detta är och varför det kan vara bra att ta sig en extra funderare kommer jag att dela med mig av i detta inlägg.

Vikten av förarbete

När man tittar på  ett nytt affärssystem så är en bra start att titta på hur dagens processer ser ut, gör en s.k. Nuläges-analys. En nuläges-analys innebär egentligen att få ner på ”papper” hur ni arbetar idag. Det betyder inte nödvändigtvis att det är så ni ska arbeta framåt. Men i det här läget ska ni inte fokusera på hur ni vill arbeta, utan kartlägg endast hur ni faktiskt jobbar idag.

När detta är gjort och man har stämt av i organisationen att det verkligen är så affärsprocesserna ser ut kan man utifrån detta sätta upp olika workshops med respektive process och avdelning för att fokusera på hur man vill arbeta framåt, och kartlägga ert ”börläge”.

Matchar systemet verkligheten?

Det är börläget och de idéer som kommer upp här som ligger till grund för vilka anpassningar som behöver göras. Processägaren tar hand om alla idéer och stämmer av med projektledare för att se om det finns med i standarduppsättningen av systemet eller om det krävs utveckling.

De punkter man får tillbaka som utveckling bör man fråga sig; är denna anpassning ett krav eller fungerar standardfunktionliteten/standardflödet som good enough? (om det nu finns i standard).

Standard vs. anpassningar

Det är alltid bra om man lyckas undvika anpassningar så långt som möjligt eftersom man då inte avviker från systemleverantörens standardsystem. Detta vet nog de flesta om. Men för att få så effektiva processer som möjligt så anpassar man oftast systemet för att få ett bra verksamhetsstöd, för sanningen är ju den att det är väldigt få som faktiskt klarar sig med ett standardsystem.

Det kan vara så att man alltid har lagt order på ett visst sätt och vill fortsätta med det.  Här kan man börja med att titta på hur systemet vill lägga order, det kanske inte skiljer sig så mycket från dagens arbetssätt? Eller så är just orderläggningen ett av de områden som inte fungerar optimalt i dagsläget och då behöver man komma ihåg det där ursprungliga syftet med systembytet när man ställs inför nya arbetssätt.

Istället för att ändra på systemet så kan man i väldigt många fall ändra på invanda arbetssätt och rutiner och då få ett användarvänligt affärssystem med optimerade processer, och utan att bygga in sig i anpassningar som i sin tur kan innebära dyrare uppgraderingar. Om man kan ändra processer istället för att ändra i systemet så får man ett effektivt verksamhetsstöd som följer de standardrutiner som är tänkt från systemleverantören. Men att försöka hålla en neutral ton genom ett sådant här projekt och inte bli för styrd av befintligt system och befintliga affärsprocesser, det är en konst i sig.

Ser man det ur ett förvaltningsperspektiv finns det ytterligare fördelar att vinna genom att minska anpassningar; ju närmare standard man kommer, desto enklare blir det att felsöka och supportera det, alltså förvalta systemet på ett så tids- och kostnadseffektivt sätt som möjligt.

Givetvis är kundens behov det som går först och inget implementeringsprojekt bör starta innan kundens behov är matchat mot systemets möjligheter och innan man säkerställt att systemet hänger ihop med verkligheten. Standard eller ej.

 

Ett nytt system innebär förändring

Vi vet att förändringsarbete och ett ändrat mind-set hos användarna är ett av de svårare arbeten som finns då det är många viljor och personer som är med i processen. Men vi kan inte bortse från det faktum att en av de viktigaste framgångsfaktorerna vid systembyte är just att kunna acceptera nya rutiner och arbetssätt. Likaså när det kommer till att involvera och förankra kunskapen i hela organisationen så att alla förstår varför något måste göras.

Vi på NaviPro är experter på design, fashion och modeföretag så vi har bra koll på de processer och flöden som finns inom den industrin (också). Här finns det så klart branschspecifika lösningar som gör att man kan använda standardfunktionalitet, men som redan från början är utvecklat och anpassat med funktionalitet specifikt för branschen.

 

Kontakta gärna oss om ni vill veta mer kring affärssystembyte och vad det finns för olika lösningar som kan passa er.

Mer läsning

Prenumerera på våra artiklar:

Kunder berättar: