12 viktiga saker att tänka på när ni ska välja affärssystem

Många olika alternativ på marknaden – hur ska man kunna välja affärssystem?

Att välja affärssystem är för de flesta företag ett väldigt viktigt beslut som kräver en omfattande utvärdering för kunna att välja rätt system. Ofta när vi träffar IT-chefer, ekonomichefer eller verksamhetsutvecklare upplever vi en viss frustration över djungeln där ute med olika affärssystem och affärssystemsleverantörer. Om vi bara tittar på den svenska marknaden finns det idag över 30 olika affärssystem, som alla har olika styrkor och svagheter. En viktig faktor är såklart vilka behov ni som företag har; hur ser era affärsprocesser ut idag? Hur skulle ni vilja att de ser ut? Och vilka andra ”krav” finns i branschen som ni arbetar inom?

Det kan vara bra att sträva efter att inte välja ut för många alternativ inför en upphandling, utan välj ut några få där ni känner att det finns en bra dialog och gå därefter djupare in i affärsprocesserna. Med andra ord; ägna lite tid åt många och mycket tid åt få.

Längre ner på sidan beskriver vi 12 tips som ni kan ha med er när ni ska välja affärssystem:

Hur ser supporten ut?

Har de lång erfarenhet av implementeringar och av systemet?

Har de kapacitet och möjlighet att utveckla systemet vidare?

Hitta en partner som talar språket när det kommer till er bransch.

Vilka kunder och referenser finns?

Titta efter en partner som även kan integrationer med närliggande eller nödvändiga applikationer.

Det är viktigt att ni hittar en partner/leverantör som kan följa er utveckling från ett litet företag...

Planerar ni att växa internationellt?

Välj ett system som är framtidssäkrat.

Är lösningen skalbar och anpassad för behoven i er bransch?

Finns det möjlighet att finjustera lösningen?

Engagemang och tid är avgörande!


Välja bland olika affärssystem? Vi listar tips att tänka på.

  1. Hur ser supporten ut?

    Var säker på att det finns kompetent personal på affärssystemsleverantörens/partnerns sida nära till hands för support, rådgivning och utbildning. Både under själva implementeringsprocessen men framför allt efter att ni satt igång och under hela förvaltningsstadiet. En stor risk är minskad produktivitet när anställda försöker lösa IT-problem istället för att fokusera på arbetet. Rätt partner ska hjälpa dig att komma igång med lösningen – och behålla farten.

  2. Har leverantören lång erfarenhet av implementationer och av systemet?

    Ett tips är att titta på om de själva valt affärssystemet till deras egna verksamhet, då vet ni att de jobbar i det dagligen och dessutom tror de på vad de levererar.

  3. Finns det kapacitet och möjlighet att utveckla systemet vidare?

    Tekniken förändras snabbt och därför behöver ni ha ett system med en trygg framtid och där ni som användare kan lite på fortsatt utveckling och en långsiktig support. Dessutom bör utvecklingen ske i linje med er bransch och de behov som är nödvändiga där.

  4. Hitta en partner som talar språket när det kommer till er bransch.

    Er partner bör ha kunskap inom er bransch, förstå er bransch och gärna ha goda referenser inom branschen.

  5. Vilka kunder och referenser finns?

    Se över referenserna lite närmare; är de inom er bransch? Och hur var deras upplevelse av affärssystemsbytet? Vilka misstag gjordes och vilka tips kan de dela med sig av? Ni kan få ut mycket information genom att titta på vilka framgångar de haft med andra företag, så välj en leverantör/partner som vill och som vågar visa vilka referenser som finns.

  6. Välj en partner som även kan integrationer med närliggande eller nödvändiga applikationer.

    I ett affärssystemsprojekt finns det nästan alltid en integration inblandad med andra närliggande system. Det kan till exempel vara webbplattformar/webshopar (både B2C & B2B), säljsystem, transportsystem, lagersystem (om man har tredjepartslogistik, förkortat 3PL eller TPL), kassasystem m.m. Har ni inte de behoven från start så vill ni i alla fall att möjligheten ska finnas när företaget växer och behoven ökar.

  7. Det är viktigt att ni hittar en partner/leverantör som kan följa er utveckling framåt

    Kanske går ni från ett litet företag till ett medelstort företag, från ett medelstort till stort. Oavsett storlek eller utvecklingstakt behöver ni en partner som kan följa med er på resan. Och hittar ni det får ni en samtalspartner och ett bollplank på köpet.

  8. Planerar ni att växa internationellt?

    Se över det egna kontaktnätet, går det utanför Sveriges gränser? Det kan vara bra att välja en partner som har ett brett och stort kontaktnät och som kan stötta er genom utmaningar och möjligheter på exportmarknader.

  9. Välj ett system som är framtidssäkrat

    Tänk framåt. Välj en lösning som är tillförlitlig och som ni inte riskerar att bli av med om något mot förmodan skulle ske med er partner.

  10. Är lösningen skalbar och anpassad för behoven i er bransch?

    Det finns många fördelar med att välja en branschspecifik lösning. Eller med andra ord: en fokuserad lösning från en fokuserad leverantör/partner, så att ni själva kan fokusera på det som ni är bra på. Dessutom bör ni se över så att lösningen kan växa med uppgiften, det sista ni vill är att fastna i ett för trångt system som hindrar er expansion.

  11. Finns det möjlighet att finjustera lösningen?

    Varje verksamhet har olika behov, vilket gör att efterfrågan på användarupplevelser också ser olika ut. Kanske vill ni ha olika användarroller och möjlighet att anpassa gränssnittet efter varje användare och olika arbetsuppgifter? Förmodligen har ni olika statistik och beslutsunderlag som ni vill få ut ur systemet beroende på vad ni arbetar med? Olika affärssystem har olika möjligheter såklart, men se till så att ni inte begränsas av något som kunde varit er möjlighet.

  12. Engagemang och tid är avgörande!

    Förändringar kommer inte ske per automatik med ett nytt affärssystem. Oftast uppstår det även förändringar av rutiner och arbetssätt vid införandet av ett nytt affärssystem och det är här som engagemanget blir avgörande för resultatet. Det är också viktigt att alla parter inser att i de flesta fall, så måste aktiviteterna göras utöver de vanliga arbetsuppgifterna.

Avslutningsvis, när ni hittat rätt affärssystem och partner för er, kombinerat med engagerad personal, kan ni gå långt. Vi möts ibland av viss rädsla när man står inför att byta till ett nytt affärssystem. Det är en stor investering, och det bör man ha all respekt och förståelse för, samtidigt som det är en spännande tid med många nya möjligheter som öppnas för verksamheten. Vi har flera referenser som tagit det stora klivet och som kan konstatera att det har varit en utmanande resa, men de vet också att resan aldrig hade tagit dem så långt utan deras nya affärssystem. Vi blir varandras perfect match! Vem blir er?

 

Mer läsning:

Prenumerera på våra artiklar:

Kunder berättar: