fbpx

Vad är ett affärssystem?

Att ha tillgång till all information i ett och samma system är en viktig faktor för att kunna ta effektiva och exakta affärsbeslut. Vi ser ökade krav från konsumenterna, fler och fler försäljningskanaler som öppnas upp, liksom den internationella konkurrensen. Något som ställer ännu högre krav på prognostisering, kalkylering, ledtider och logistik. Alla dessa delar kan du få stöd till i ett komplett affärssystem.

Affärssystem kallas ibland även för ERP-system som står för Enterpris Resource Planning.  Ett affärssystem hjälper till att digitalisera och integrera företagets affärsprocesser och den data de samlar på ett ställe. Några av de centrala delarna som omfattas är ekonomihantering och bokföring, inköp, tillverkning, försörjningskedja, orderläggning, lagerhantering, inventeringskontroll, logistik och leverans.

Ett affärssystem kan integrera alla avdelningar och applikationer i ett enda systemstöd så att arbetet blir mer automatiserat. Tack vare att du kan koppla ihop data från bokföring och redovisning, försäljning, inköp och lager får du snabbare insikter i alla delar av verksamheten. Du kan analysera all din data i flera dimensioner  och få ut underlag och ekonomiska resultat i realtid.

Varför behövs ett affärssystem?

Fördelarna med ett modernt affärssystem är många. Det hjälper dig att skapa tid åt annat än dubbelt administrationsarbete vilket förenklar både vardag och tillväxt. Alla företag som vill skapa en effektiv vardag och bygga rätt förutsättningar för tillväxt bör se ett affärssystem som ett krav. Beroende på hur ditt företags systemkarta ser ut idag och vilka behov verksamheten har framåt ser dessa krav givetvis olika ut.

Är man ett mindre företag eller ett nystartat företag börjar man oftast med några enkla, fristående verktyg för hantering av sin verksamhet. Det kan vara så enkelt som Excel t.ex. eller mindre bokföringssystem och andra systemstöd för olika affärsprocesser. En del start-up företag med stora ambitioner att växa väljer att grunda med ett flexibelt affärssystem redan från starten. Medelstora företag som varit aktiva ett tag kanske redan vuxit ur sitt affärssystem i flera omgångar och behöver se sig om efter ett mer flexibelt affärssystem som företaget inte kan växa fast i lika snabbt. Syftet med att ha ett bra affärssystem att göra det möjligt för organisationen att spara värdefull tid när ni bibehåller och ökar era affärer, inte att hindra er.  Affärssystemet förbättrar ochså hur snabbt organisationen kan fatta viktiga beslut.

Fler värdefulla fördelar med ett effektivt och helintegrerat affärssystem:

Alla affärsprocesser kan integreras med hjälp av affärssystemet

I princip alla aspekter av affärsprocessen, hela vägen från koncept till konsument, kan integreras. Affärssystemet syftar till att skapa ett fungerande samspel mellan alla avdelningar så som design, tillverkning, ekonomi, kundtjänst, försäljning och distribution. Detta resulterar i bättre produktivitet och ett förbättrat arbetsflöde.

Du får en sanning

En av de viktigaste fördelarna med ett avancerat affärssystem är möjligheten att fokusera på kostnadskontroll. Effektiva affärssystem gör det möjligt för chefer att se omfattande statistik för intäkter och kostnader som möjliggör justeringar ner på produktionsnivå, inköp av råvaror, material eller andra bidragande faktorer.

Det är svårt att manipulera data i ett affärssystem eftersom det finns möjlighet att kontrollera och följa upp det som användarna matar in i systemet, ni vet på så sätt vem som är ansvarig för varje steg. Och att ha rätt information, på rätt ställe, i rätt tid, var du än är någonstans, förbättrar utan tvekan produktiviteten.

Enklare översikt och löpande rapportering

Det blir enkelt att få ut rapporter med förkonfigurerade filter som kan köras dagligen. Du kan både få enklare översikter av verksamheten, eller så sätter du upp mer avancerade rapporter med hjälp av Excel. Enkelt sammanfattat får du koll över verksamheten, vilket leder till att investeringar i tid och pengar kan tilldelas de områden som behöver uppmärksamhet snabbt och effektivt.

 

Affärssystemet minskar dubbelarbete

Det är svårt att föreställa sig hur mycket data som dupliceras i flödet från koncept till kund, och hur många gånger som informationen kommuniceras fel. Genom att automatisera flera av rutinerna och processerna och få tillgång till rätt information kan man spara otroligt mycket tid, dessutom minskar man risken för mänskliga fel.

Möjliggör tillväxt

Nyckeln för att dra full nytta av kraften i ett komplett affärssystem är att välja en partner som kan vara lika flexibel och dynamisk som din organisation. När ni påbörjar implementationen, eller egentligen redan i upphandlingsprocessen, måste du tro på de tillväxtmöjligheter som ditt företag kan uppnå. Därför är det viktigt att välja en partner som har skalbara och framtidssäkra lösningar.