Få koll på dina affärsprocesser med hjälp av processkartläggning

Inför en investering av ett affärssystem behöver de affärsprocesser och arbetsrutiner som är berörda på något sätt kartläggas. Dels för att få en bättre förståelse för behovet, dels för att kunna se enstaka processer i det större perspektivet. Men framförallt för att få en sanningsenlig bild när man sedan ska se över hur man kan systematisera, effektivisera och kontinuerligt förbättra sina processer. I ett affärssystemsprojekt är detta ofta extra viktigt eftersom det inte enbart handlar om en processkartläggning utan i de flesta fall även om processförbättringar som ska etableras och implementeras hos medarbetarna.

En dokumentation av processer och rutiner kan ta uttryck i olika former, en del föredrar processbeskrivningar i text medan andra föredrar mer grafiska processkartor och flödesscheman. En kombination är givetvis att föredra, men det kan också handla om vilken typ av process eller arbetsmoment det är som ska kartläggas. Storleken på organisationen och komplexiteten på själva processerna avgör hur omfattande kartläggningen blir. Tid är också en viktig aspekt att ta hänsyn till för att omfattningen inte ska bli orealistisk.

Processkartläggning

Vilka delar av processerna som är viktiga för kartläggningen och hur de ska dokumenteras bestäms av organisationen. En bra början är att gå varvet runt inom organisationen för att fånga upp olika behov och önskemål inom de olika avdelningarna. Därefter kan ni enklare ta beslut om vilka behov som ska ingå i affärssystemsprojektet och därmed även kartläggningen. Att tänka på är också att börja med en mer övergripande kartläggning för att sedan fördjupa sig efterhand där behoven finns. Och att göra detta i nära samarbete med representanter för de berörda områdena.

Det kan vara svårt att avgöra när det är lämpligt att göra en beskrivande text eller en mer grafisk beskrivning. Till exempel så kan grafiska processkartor/flödesscheman vara extra hjälpsamma när det kommer till standardiserade och repetitiva rutiner eller väldigt komplexa processer, men de är även till bra hjälp i steg 2 när projektet är igång och nya rutiner och processer ska implementeras. Kartorna fungerar även bra som löpande utbildningsmaterial och stöd vid t.ex. nyanställningar. Vill man skapa en ännu mer visuell beskrivning i sin kartläggning kan ett alternativ vara att komplettera processbeskrivningarna med skärmklipp eller inspelningar från befintliga system och de vyer man vanligtvis arbetar i. Beskrivande texter kan vara mer lämpligt när det kommer till arbetsmoment som inte är lika standardiserade utan som skiljer sig åt från gång till gång.

Punkter att ha med sig in i en processkartläggning:
  • Vad är huvudprocessen?
  • Vilka är delprocesserna?
  • Vilka medarbetarroller, avdelningar utför processen?
  • Vem är mottagare av processen? T.ex. internt, kund, leverantör?
  • Vilken typ av aktivitet det är, t.ex. uppgift, dokument, e-post, data, godkännande, begäran etc.?
  • Utförs aktiviteten automtiskt eller manuellt?
  • Samband och kopplingar mellan olika aktiviteter
Förbättringsarbete

I samband med att man kartlägger och analyserar sina affärsprocesser kan man börja ifrågasätta gamla arbetsrutiner och börja fokusera på hur man skulle vilja arbeta framåt, alltså vad ett förbättringsarbete skulle kunna innebära. Därefter kan ni ta hjälp av ovanstående punkter precis på samma sätt som ni kartlagt ert nuläge.

Det är också ett viktigt att ha en målbild och sätta KPI:er för att kunna mäta effekten av arbetet, dels för olika processer och avdelningar inom organisationen, men även vilka KPI:er som ska uppnås i själva affärssystemsprojektet. Alla dessa ska givetvis vara kopplade till affärsmålet. Det kan tyckas omfattande och komplext att skapa denna dokumentation för varje process men det är en viktig framgångsfaktor för en lyckad upphandlingsprocess och ett lyckat projekt, och ni vinner många fördelar genom att få allting kartlagt innan ni påbörjar ett affärssystemsprojekt. Affärssystemet självt kommer inte att stå för alla processförbättringar utan det är organisationen och de anställda som måste se över sina arbetsrutiner också för att nå fördelarna. Och genom att ta fram processbeskrivningen blir det enklare för alla involverade att förstå behoven och därmed även enklare att nå ett enat synsätt och kunna motivera förbättringsförslag.

Bilden visar exempel på en förenklad systemkarta som kartlägger ett antal standardflöden i affärssystemet.

Dessutom blir det mycket enklare att kommunicera era behov samt formulera en korrekt kravspecifikation till potentiella systemleverantörer; en viktig förutsättning inför analysfasen där era behov matchas mot funktionaliteten och flöden i systemet.

 

Mer läsning

Prenumerera på våra artiklar:

Kunder berättar: